Relación entre empresa y proveedor

El mercado de artículos de seguridad industrial es muy competitivo, muchos proveedores con varias marcas, tipos de productos y servicios estarán disponibles a solo una llamada. Sin embargo, no todos se ajustaran idóneamente a las necesidades de la empresa.

Ante esto, las empresas han tenido la costumbre de servirse del suministro de varios proveedores simultáneamente ante su demanda de EPP, pero esto no es necesariamente lo mejor. Pues, cuando surge la necesidad de empezar con un nuevo proveedor, ellas no se detienen a profundizar, y solo se reduce a un primer contacto que consiste en conocer los productos y precios  que ofrecen.

En efecto, si bien es importante que los precios se ajusten al presupuesto de la empresa y los productos puedan a primera vista, cubrir las exigencias o los estándares establecidos o buscados por esta, no es lo único que debería considerarse para incluir un proveedor más en el sistema. El departamento o la persona encargada de compras deberá tomarse un poco más de tiempo y evaluar otros elementos.

Primer contacto

Independientemente de cómo la empresa tuvo el conocimiento del proveedor (ya sea, por la web, referencia, publicidad…), lo primero es concertar una reunión con su representante o en su defecto una conversación telefónica con la persona a cargo. En la misma, es importante determinar si el proveedor más allá de tener en su catálogo los artículos de interés y precios acordes al presupuesto asignado para tales, tiene experiencia en el sector de la seguridad, brindara la atención deseada, suministro oportuno, capacidad de respuesta y posible crédito.

Este primer contacto, se determinará si el encargado de compras de la empresa considerará iniciar la relación comercial, pero aún faltara un recorrido en el cual la empresa deberá evaluar con más profundidad sobre todo si comúnmente requiere de grandes volúmenes de EPP.

 

Proveedor a considerar.

Pequeños indicios de que el proveedor en consideración es bueno para la empresa, además de su atención por supuesto, es en la rapidez de respuesta ante la solicitud de un presupuesto formal. En el caso que se llene la expectativa en este punto, es importante la solicitud de información técnica, y de recomendaciones de un artículo para ejecutar un trabajo en particular, y hasta plasmar dudas e inquietudes que estén sucediendo en el referido.

En el supuesto, en que las expectativas hayan sido superadas en este caso, es el momento de solicitar muestras físicas. Con esto, es tan importante evaluar la calidad de los productos como la respuesta en entrega de estas, en la que deberá considerarse el tiempo, condiciones y hasta la presentación.

Ahora bien, una vez evaluado lo anteriormente referido, recomendamos una pequeña compra a este proveedor que aún se encuentra prueba. Sin duda, se tomará en cuenta la respuesta y puntualidad. En este punto, aun la empresa no podrá determinar su confiabilidad pero ya tiene suficientes elementos para incluirlo en su sistema o lista de proveedores.

 

El Proveedor Ideal

En este orden de ideas, importante destacar que la empresa debe tener presente que lo ideal, es que un solo proveedor pueda suministrarle todos los EPP que necesita. Esto, por razones de practicidad y reducción de tiempo a la hora de pago, afianza la relación comercial, organización en pedidos, acceso más limitado a personas ajenas a la empresa, mejor comunicación y hasta familiaridad entre ambos.

Sin embargo, aunque un proveedor pueda abastecer la demanda de EPP de la empresa, es necesario contar o tener a la disposición otros en caso de eventualidades del mercado o imprevistos ajenos a la voluntad de nuestro proveedor principal.

En caso de utilizar varios proveedores simultáneamente por políticas o modo de trabajo habitual en la empresa, es necesario la clasificación de todos ellos bajo un sistema de escalas que permita inmediatamente saber el estatus de seguridad de cumplimiento en las obligaciones de cada uno y otras informaciones que crean pertinentes saber al momento.

Ahora bien, independiente de que sea uno o más proveedores en la que la empresa confíe su suministro es muy importante que tome en cuenta que la capacidad de servicio y beneficios extras que le brindaría, como los siguientes:

– La atención personalizada, con información técnica a la mano y conocimiento de las labores habituales de la empresa.

– Lleva un seguimiento del consumo de la empresa, considerando factores legales, uso y desgaste de artículo, a modo de estar siempre preparado para responder inmediatamente. Pues, maneja un stock suficiente para cubrir esa demanda y hasta reserva el mismo para su cliente.

– Propone planes de abastecimiento continuo a empresa una vez teniendo en cuenta el punto anterior.

– Ofrece productos nuevos en el mercado similares a los que habitualmente suministra, cuando considera que pueden cubrir mejor la necesidad.

–  Hace recomendaciones continuas y oportunas sobre uso, almacenamiento y todo lo que estime conveniente para la empresa en lo que EPP se refiere

–  Ofrece modalidades de pago ajustables

– Envíos responsables y puntuales.

– Se mantiene al tanto de cualquier contingencia sucedida en el uso de sus productos. Para proponer cambios

 

De la Relación Comercial

Toda buena relación comercial está directamente relacionada a la comunicación, respeto y honrar los acuerdos que se generen. En el caso de proveedor de EPP y la empresa, sin duda, esto no es diferente.

Los acuerdos sostenidos deberán ser cumplidos a cabalidad y responsablemente, en aras de desarrollar una buena confianza. No solo queda de parte del proveedor de asistir, suministrar e informar a la empresa, tal y cual hemos explicado anteriormente, sino también la empresa con la oportuna contraprestación.

En efecto, habiendo acordado algún lapso determinado de crédito que le resulte a ambas partes, no debería haber problemas de parte de la empresa con el pago oportuno acordado. Pues, una relación comercial de ganar- ganar se desarrollará si no hay facturas atrasadas, ya que varias de ellas generaran una consecuencia de no beneficio.

El no pago pudiera afectar la planificación del proveedor en la renovación constante de su inventario, lo que comprometería su respuesta ante la necesidad de su cliente.  Así mismo,  no podrá ofrecerle a su cliente modalidades de pago cómodas por la falta de seguridad y confianza, sin contar, que se limita su buena atención porque dedicará parte de ella para la cobranza.

Es por ello, que la función de la persona de compras no debe limitarse a los pedidos, sino también velar por la programación del pago acordado con su proveedor. Y en las empresas grandes que funcionan por departamento, debe velar por la comunicación con la persona encargada de pagos. Ya que cuando una persona suscribe un acuerdo en nombre de una empresa debe tener la condición y el poder de honrarlo.

Habrá veces que surgirán eventualidades que genere retraso en algún suministro o pago del mismo, pero para ello, será importante la comunicación, ese feddback entre las partes será determinante para impedir que se fracture la relación comercial

Es por ello, Maxguantes en su interés no solo de proveer guantes de seguridad y demás epp con la mejor calidad y perfecta adecuación a las labores a ejecutar, sino también se complace en compartir esta información siempre con el norte de la seguridad.